Automatisierter Upload von Dokumenten aus Ihrem ERP in Ihr Shopware 5 oder Shopware 6 System
Unser Windowsdienst VIO.FileSync Kundendateiabgleichdienst
Mit dem FileSync Kundendateiabgleichdienst ist es möglich, dass Dokumente automatisiert aus einem ERP-System in Ihr gehostetes Shopware-System eingebunden und übertragen werden – das funktioniert hervorragend mit Shopware 5 und Shopware 6 Onlineshops.
Schnell-Überblick über die Einsatzmöglichkeiten und Kosten
Shopware 5
self-managed Shopware-
funktioniert mit VIO.Plugin VIO.Kundendokumente
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funktioniert mit VIO.Plugin API-Erweiterung für Bestelldokumente
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zzgl. Installation & Schulung (online)
Shopware 6
self-managed Shopware-
funktioniert mit VIO.Plugin VIO.Kundendokumente
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Übertragung von Bestelldokumenten via nativer SW6-API - keine Erweiterung erforderlich
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zzgl. Installation & Schulung (online)
Shopware 6 Cloud
Shopware in der Cloud-
Übertragung von Bestelldokumenten
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aktuell ist keine VIO.App für Kundendokumente lieferbar
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zzgl. Installation & Schulung (online)
Softwarepflege
Updates innerhalb V1.x-
berechtigt für Bezug und Nutzung von Versionsupdates innerhalb Version 1
-
erstes Jahr nach Lizenz-Kauf bei Erwerb der Softwarepflege gratis
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zzgl. Installations- und Konfigurationsunterstützung, sofern gewünscht
Weiterführende Informationen
Im Detail: Funktionalitäten des FileSync Kundendateiabgleichdienstes
Der Kundendateiabgleichdienst stellt Ihnen folgende Funktionalität als MS Windows Dienst zur Verfügung:
- Überwachung eines frei konfigurierbaren Verzeichnisses auf beliebige Dateien
- Einschränkung der Überwachung auf ein Dateinamen-Muster (bspw. *.pdf)
- Extraktion der Kernmerkmale aus dem Dateinamen anhand eines Musters (bspw. RE*-KD[Kundennummer].pdf) mit Hilfe eines regulären Ausdrucks:
- Shopware Kundennummer
- Shopware Bestellnummer
- interne Dokumentennummer
- Dokumententyp (Rechnung, Lieferschein, Stornobeleg, Auftragsbestätigung, QM-Beleg, …)
- Übertragung und Zuordnung der Dateien als Kunden- oder Bestelldokumente
- optionales Löschen oder Verschieben der Dateien aus dem Verzeichnis nach erfolgreicher Übertragung
- Log der Dateiübertragung im Dienst-Ereignislog
Funktionalitäten in Zusammenarbeit mit dem Shopware PlugIn „VIO.Kundendokumente“:
Sie können Dokumente für einen registrierten Kunden hinterlegen, welche dieser dann über den „Mein Konto“-Bereich herunterladen kann. Die Dokumente können nur von dem angemeldeten Kunden heruntergeladen werden, der dem Dokument zugeordnet ist. Das VIO.Plugin ist direkt bei Shopware im Store erhältlich, für Shopware 5 und Shopware 6.
Funktionalitäten in Zusammenarbeit mit dem Shopware 5 PlugIn „API-Erweiterung für Bestelldokumente“:
Ermöglicht das Hochladen und Zuordnen von Dokumenten aus einem lokalen Verzeichnis (z.B. Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung) direkt zu einer im Shopware-5-System bestehenden Bestellung, sodass ein separates Erzeugen dieser Dokumente über die Shopware Administration nicht mehr erforderlich ist.
In Shopware 6 kann die systemeigene API vom FileSync genutzt werden, daher ist für diese Funktionalität keine zusätzliche Erweiterung erforderlich – nur für Shopware 5!
Voraussetzungen für den FileSync KundenDateiabgleichdienst:
- self-managed Shopware 5 oder 6, oder Shopware in der Cloud
- aktive Internetverbindung
- Erreichbarkeit der Shopware API
- unser Plugin VIO.Kundendokumentedienst für Shopware 5 und Shopware 6
- API-Erweiterung für Bestelldokumente (nur bei Shopware 5)
Die Lizenz unseres Plugins VIO.Kundendokumente für Shopware 5 oder Shopware 6 ist durch den Auftraggeber direkt über den Shopware Store zu erwerben:
- Plugin für Shopware 5: https://store.shopware.com/vio4178487271767/kundendokumente.html
- Plugin für Shopware 6: https://store.shopware.com/vio4697794529538/kundendokumente.html
Lizenz API-Erweiterung für Bestelldokumente für Shopware 5, durch den Auftraggeber direkt über den Shopware Store zu erwerben:
- Plugin für Shopware 5: https://store.shopware.com/vio4116955024463/api-erweiterung-fuer-bestelldokumente.html
- In Shopware 6 kann die systemeigene API genutzt werden, daher ist keine zusätzliche Erweiterung erforderlich!
Unser FileSync Kundendateiabgleichsdienst arbeitet mit den von VIOSYS entwickelten Plugins in self-managed Systemen zusammen,
Bei „Shopware in der Cloud„-Systemen können mittels des Windowsdienstes Dokumente automatisiert in Ihr Shopware-Cloud-System übertragen und einer Kundenbestellung zugeordnet werden. Derzeit bieten wir noch keine VIO.App an, die die Funktionalität des VIO.Plugins „Kundendokumente auch bei „Shopware in der Cloud“ abbildet.
Es wird nun abgefangen, wenn ein Dokument noch durch einen anderen Prozess (Anwendung) blockiert ist.
- In dem Fall wird (im Standard) 6-mal für jeweils 5 Sekunden gewartet und dann erneut versucht, das Dokument zu öffnen.
- Die Werte "Wartezeit" (im Standard 5 Sekunden) und "Anzahl Versuche" (im Standard 6) sind in der Konfiguration einstellbar
- Erst wenn dies ebenfalls fehlschlägt, wird das Dokument vom Dienst übersprungen und entsprechend im Verzeichnis liegen gelassen.
- Die Konfigurationsoberfläche warnt nun vor dem Schließen vor ungespeicherten Änderungen.
- Die Konfigurationsoberfläche startet jetzt den Dienst wieder neu, sodass die geänderte Konfiguration neu eingelesen wird.
- Überarbeitung des Installations-Prozesses, sodass dieser reibungsloser durchläuft.
- Dokumente, welche weder als Kundendokument, noch als Bestelldokument erkannt werden, werden nun ebenfalls so behandelt, wie fehlerhafte Dokumente
- es wird zusätzliche eine Information im Ereignisprotokoll geschrieben, sodass erkennbar ist, dass diese Datei keinem Typ zugeordnet werden konnte
- Fehlerkorrektur: Kundendokumente werden nun nicht mehr mit doppelter Datei-Endung hochgeladen
Kleinere Fehlerbehebungen
In dieser Version wurde die Option "Nichts tun" für erkannte und nicht erkannte Dateien ergänzt.
Damit kann nun bestimmt werden, dass:
- Dateien, die erfolgreich übertragen werden, im Verzeichnis belassen werden und weder gelöscht noch verschoben werden
- Dateien, die nicht erkannt wurden oder einen Fehler versucht haben, im Verzeichnis belassen werden und weder gelöscht noch verschoben werden
Des Weiteren wurden alle Konfigurationsschritte innerhalb des Setups entfernt, damit diese nicht mehr eine bestehende Konfiguration bei einem Update überschreibt.
Außerdem enthielten diese nicht mehr alle möglichen Konfigurationswerte und eine Konfiguration ist sowieso über die Konfigurationsoberfläche im Nachgang möglich bzw. notwendig.
Optimierung der initialen Dateiprüfung während des Starts des Dienstes.
- Konkret konnte es vor dem Update passieren, dass, wenn der Dienst gerade gestartet wurde und er dabei viele Dateien verarbeitet hat, welche bereits im Ordner lagen und dabei der Dienst wieder beendet wurde, es zu Inkonsistenzen in der Shopware Datenbank kam, weil die Verarbeitung einer Datei nicht komplett abgeschlossen war. Dies ist nun behoben.
- Beschleunigung des initialen Dateiuploads durch Parallelisierung
- "Anzahl paralleler Dateien, während des initialen Dateichecks":
Dieser Wert hängt stark von der Anzahl der Prozessoren auf dem System ab. Zu Empfehlen ist ein maximaler Wert von: [Anzahl Prozessoren] x 4
Der Grad der Parallelisierung (Anzahl gleichzeitiger Dateien) kann in der Konfiguration hinterlegt werden:
- "Anzahl paralleler Dateien, während des initialen Dateichecks":
- Bestelldokumente werden nun ins Shopware 6 mit dem Kennzeichen "gesendet" hochgeladen.
- Dies bewirkt, dass z. B. Rechnungen (wenn im Shopware aktiviert ist, dass die Dokumente im "Mein Konto" Bereich angezeigt werden) damit automatisch angezeigt werden, ohne, dass diese nochmal separat versendet werden müssen.
- Ermöglicht den Upload von Bestelldokumenten direkt zu Bestellungen
- Für Shopware 5 ist hier für unser Plugin https://store.shopware.com/vio4116955024463/api-erweiterung-fuer-bestelldokumente.html notwendig
- Kompatibilität mit Windows Server verbessert
- kleinere Fehlerbehebungen
- Vorschau in der Konfiguration ergänzt für Artikeldokumente, mit Möglichkeit der Kontaktaufnahme bei Interesse
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